Tietosuojaseloste: GTK:n julkiset hankintamenettelyt

Päivitetty 22.12.2025

Rekisterinpitäjä

Geologian tutkimuskeskus
PL 96, 02151 Espoo
puh. 029 503 0000, gtk(at)gtk.fi

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Anu Erolahti
PL 96, 02151 Espoo
puh. 029 503 0000, anu.erolahti(at)gtk.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava(at)gtk.fi
puh. 029 503 0000

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Geologian tutkimuskeskuksen (GTK) hankintalainsäädännön (erityisesti laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)) mukaisten julkisten hankintojen kilpailutuksiin, tarjousten ja osallistumishakemusten käsittelyyn, ml. referenssien ja pätevyyksien tarkistaminen, hankintasopimusten solmimiseen, sekä mahdollisiin muutostenhakuprosesseihin ja oikeuskäsittelyihin osallistumiseen.

Henkilötietoja käsitellään myös hankinnoissa, jotka eivät ylitä hankintalain kynnysarvoa tai joita lainsäädäntö poikkeuksellisesti ei velvoita kilpailuttamaan.

Oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite

GTK on lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (hankintalain 1397/2016) mukainen hankintayksikkö. Kun kyse on hankintalain mukaan hankintamenettelyssä kerättävistä henkilötiedoista, henkilötietojen käsittelyn laillisena perusteena on GTK:ta koskevan lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Voittaneen tarjoajan johtohenkilöiden rikosrekisteriotteiden tarkistaminen perustuu hankintalain lisäksi rikosrekisterilakiin (770/1993). Samaten henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen, kun henkilötietoja käsitellään pakotelain (1967/659) pakotelistatarkistusta ja muuta liiketoimen laillisuuden varmistamiseen liittyvää lakisääteistä toimenpidettä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu siten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohtaan c, jonka mukaan käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellytys

Henkilötietojen käsitteleminen on hankintasopimuksen tekemisen edellytys. Henkilötietoja käsitellään esimerkiksi hankintasopimuksen valmistelun yhteydessä, sopimuksen täytäntöönpanossa ja hallinnassa. Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohtaan b, jonka mukaan käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Yleinen etua koskevan tehtävän suorittaminen

Henkilötietojen käsitteleminen on edellytys yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Hankintamenettelyjen yhteydessä suoritetaan esimerkiksi suunnittelua GTK:n julkisten varojen käytön tehostamiseksi ja sen yhteydessä käsitellään henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan alakohtaan e, jonka mukaan käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalain (1050/2018) 4 § 1 mom. 2 kohtaan, jonka mukaan henkilötietoja saa käsitellä, jos se on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi.

Tietosisältö

Rekisterin tietosisältö ja kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Tarjoajien tai ehdokkaiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot:

• Nimi
• Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa
• Yhteystiedot

Tarjoajien tai ehdokkaiden hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenten tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttäviä henkilöitä koskevat tiedot:

• Nimi
• Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa
• Rikosrekisteriotteesta ilmenevät tiedot (voittaneen tarjoajan osalta)

Tarjouksessa tai osallistumishakemuksissa nimettyjen asiantuntijoiden sekä mahdollisiin tarjousarviointiin liittyviin haastatteluihin tai henkilöarviointeihin osallistuvien henkilöiden tiedot:

• Nimi
• Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa
• Tiedot koulutuksesta ja ammatillisista pätevyyksistä sekä kokemuksesta ja muista hankinnan kohteen kannalta merkityksellisistä ominaisuuksista

Tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa ilmoitettujen referenssien yhteyshenkilöiden tiedot:

• Nimi
• Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa
• Yhteystiedot
• referenssin tiedot

Muut tarjousten tai osallistumishakemusten sisältämät tai hankintamenettelyn aikana kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot, kuten projekti-, tutkimus-, käyttöönotto- tai toteutussuunnitelmien sisältämät tiedot tarjoajan henkilöstöstä, kaupparekisteriotteiden tai muiden lähteiden sisältämät tiedot tarjoajan omistajista ja tosiasiallisista edunsaajista, tilintarkastajista, prokuristeista ja muista tarjoajayritykseen tai sen alihankkijaan liittyvistä henkilöistä, erityisesti:

• Nimi
• Edustettu organisaatio ja asema organisaatiossa
• Syntymäaika
• Tiedot koulutuksesta ja ammatillisista pätevyyksistä sekä kokemuksesta ja muista hankinnan kohteen kannalta merkityksellisistä ominaisuuksista.

Käsiteltävien tietojen tietolähteet

Tarjoaja tai ehdokas luovuttaa tiedot hankintaprosessin aikana Geologian tutkimuskeskukselle. Tietojen antaja on rekisteröity, rekisteröidyn työnantaja tai rekisteröidyn tietojen luovuttamiseen luvan saanut.

Rikosrekisteriotteita koskevat tiedot Geologian tutkimuskeskus saa valitulta tarjoajalta.

Geologian tutkimuskeskus saa tietoja myös yleisistä lähteistä, mukaan lukien Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä kaupparekisteristä sekä Alma Talent Oy:n tietopalveluista. Yritysten taustaselvityksissä hyödynnetään Alma Tietopalvelun pakotetarkistustyökalua sekä muita työkaluja esimerkiksi konkurssitietojen tarkistamiseksi.

Henkilötietojen säilytysaika

Tarjoukset, osallistumishakemukset ja muut hankinta-asiakirjat tallennetaan Geologian tutkimuskeskuksen asianhallintajärjestelmään (Juoni) ja säilytetään tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaan.

Säilytysaika perustuu valtion kirjanpito-, arkisto- ja erityislakeihin (ml. hankintalain (1397/2016) 170 §), sekä tarpeeseen dokumentoida ja taata sekä viranomaisen että yksityisen henkilön ja yhteisön oikeusturva.

Hankinta-asiakirjoja (mukaan lukien tarjoukset) säilytetään 10 vuotta varainhoitovuoden päättymisestä. Valittu tarjous liitteineen säilytetään kuitenkin aina vähintään hankintasopimuksen ja siihen perustuvien velvoitteiden voimassaolon ajan. Muutoksenhakuprosesseihin liittyvät hankinta-asiakirjat (mukaan lukien tarjoukset) säilytetään aina vähintään muutoksenhakuprosessin keston ja muutoksenhakuprosessin lopputuloksen edellyttämien toimenpiteiden vaatiman ajan.

Rikosrekisteriotteiden sisältämiä tietoja ei tallenneta tai säilytetä, lukuun ottamatta tietoa rekisteriotteen tarkistamisesta ja tarkistuksen lopputuloksesta. Otteet palautetaan tai hävitetään välittömästi otteiden tarkastuksen päätteeksi.

Tietojen käsittely

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät (Mihin tietoja luovutetaan)

Henkilötietoja käsittelevät Geologian tutkimuskeskuksen palveluksessa olevat henkilöt. Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille.

Geologian tutkimuskeskuksen toimintaan sovelletaan julkisuuslakia (621/1999), jonka perusteella tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle lain edellyttämissä rajoissa. Valtiontalouden tarkastusvirasto voi käsitellä hankinta-asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja osana valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) ja sen nojalla annettujen säädösten mukaista tarkastusta.

Euroopan petostentorjuntavirasto (OLAF) voi käsitellä hankinta-asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja osana asetuksessa (EU, Euratom) N:o 883/2013 säädettyä tutkimusta.

Euroopan syyttäjänvirasto (EPPO) voi käsitellä hankinta-asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja osana asetuksessa (EU) 2017/1939 säädettyä tutkimusta.

Ulkopuoliset rahoittajat (esim. Euroopan komissio ja muut EU:n toimielimet, Suomen Akatemia, Business Finland Oy) voivat käsitellä rahoittamiinsa hankkeisiin liittyviä hankinta-asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja osana valtionavustuslain (688/2001) tai rahoitussopimuksen mukaista valtionavustuksen tai rahoituksen käytön valvontaa.

Hankintasopimukseen liittyvät tilaukset voidaan tehdä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeiden ylläpitämän HANDI-järjestelmän kautta. GTK on Palkeiden kanssa yhteisrekisterinpitäjä suoraan lain valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta (179/2019) nojalla.

Henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän lukuun

Henkilötietoja käsitellään Geologian tutkimuskeskuksen sopimuskumppanien tarjoamissa tietojärjestelmissä (mm. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus, Triplan Oy), joiden toimittajat toimivat myös henkilötietojen käsittelijöinä tai alikäsittelijöinä. Julkisten hankintojen kilpailutusprosessien yhteydessä henkilötietoja käsitellään mm. Cloudia Oy:n ylläpitämässä tarjouspalvelussa.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin. Jos tietoja siirretään näihin maihin, siirrot toteutetaan yleisen tietosuoja-asetuksenedellyttämin tavoin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

Henkilötietojen suojaaminen

GTK rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimet sekä vaatii niitä myös käyttämiltään palveluntarjoajilta.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan toimittamalla sitä koskevan pyynnön rekisterinpitäjälle (Geologian tutkimuskeskus) yllä kohdassa ”Rekisterinpitäjä” mainittuun osoitteeseen. Pyynnön käsittelyn jouduttamiseksi pyydämme mainitsemaan rekisterin, jota pyyntö koskee.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan ristiriidassa lainsäädännön kanssa, hän voi tehdä sitä valituksen valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa lainsäädännön vastainen henkilötietojen käsittely on tapahtunut.

Suomessa asian voi saattaa Tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi:
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla henkilötietoja käsitellään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
• henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Vastustamisoikeus

Tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Jos rekisteröity käyttää vastustamisoikeuttaan, on rekisterinpitäjän lopetettava henkilötietojen käsittely, ellei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu muuhun oikeusperusteeseen kuin rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa. Pyydetyt tiedot poistetaan, ellei rekisterinpitäjällä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä poistamasta tietoja, kuten lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoja tai henkilötietojen säilyttäminen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.