GTK 2.0 -muutosohjelma päättyi tuloksekkaana – kulttuuriin, esihenkilötyöhön ja työyhteisöviestintään panostaminen jatkuu

Vuoden 2020 alussa oli selvää, että pandemia tulee mullistamaan työelämää: etätyöstä tulee merkittävä osa arkea, teknologiavälitteinen yhteistyö lisääntyy ja kasvokkaistapaamisille muodostuu uusia merkityksiä. Monipaikkaisesta työstä tuli työelämäkeskustelun kuuma peruna. GTK:ssa monipaikkaista työtä oli tehty jo ennen pandemiaa erityisesti maastotöiden vuoksi, mutta nopeat muutokset haastoivat myös tutkimuskeskuksen toimintaa. Yhteistyölle oli äkkiä keksittävä uudet tavat, jotta työt onnistuvat poikkeusolosuhteissakin. Pian GTK:ssa virisi ajatus: miten tilanteesta voisi ottaa kaiken hyödyn irti?

Ajatus johti tekoihin. Tammikuussa 2021 GTK käynnisti valtionhallinnon organisaatiolle poikkeuksellisen suuren työtapojen kehitysprojektin: GTK 2.0 – tulevaisuuden monipaikkainen työ -muutosohjelman. Ohjelman tavoitteeksi asetettiin GTK:laisten työnteon sujuvoittaminen uudessa arjessa sekä uusien sisäisen yhteistyön ja viestinnän käytänteiden pilotointi valtionhallinnossa. Ohjelman kumppaniksi lähti joukko julkishallinnon, työelämän ja teknologian asiantuntijoita: Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori, valtiovarainministeriö, Senaatti-kiinteistöt, Fujitsu Finland, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus ja Elisa.

”Ajatus tällaisesta työstä oli sen verran kaukana totutusta arjestamme, että muutosohjelman käynnistäminen ei ollut aivan yksinkertaista. Toisaalta panokset kovenivat pandemian alkuaikana. Siitä johtuen aloimme pian ymmärtää, miten suuri mahdollisuus tämä voi meille olla”, kertoo projektista vastannut talous- ja toimintajärjestelmäjohtaja Samu Valpola.

Ensimmäinen vuosi johti ajattelun muutokseen

GTK 2.0 -muutosohjelman sisällön ja fokuksen määrittelivät GTK:laiset. Työpajojen ja kyselyiden tulokset kertoivat, että tärkeintä uudessa, pandemian riepottelemassa arjessa olivat hyvinvoinnin ja yhteisöllisyyden tukeminen ja edistäminen, johtamisen ja työntekemisen tapojen kehittäminen sekä työympäristöjen kehittäminen erilaisia tarpeita vastaavaksi. Lopputuloksena projekti jaettiin neljään painopisteeseen: aitoon monipaikkaisuuteen, moderneihin teknologioihin ja tietojärjestelmiin, osaamiseen ja HR:ään sekä toteutuksen tapaan, tukeen ja viestintään. Projektia lähdettiin toteuttamaan Scrum-projektinhallintamenetelmän avulla.

Vuosi 2021 kului kokeilujen merkeissä. GTK:ssa konseptoitiin muun muassa uusia toimitila- ja työpistemalleja, otettiin haltuun M365-ympäristön tarjoamia työkaluja, testattiin uudenlaista henkilöstön osaamisen kehittämistä sekä etsittiin keinoja rakentaa yhteisöllisyyttä monipaikkaisessa työssä. Koronarajoitusten väistyessä hetkeksi GTK:ssa juhlittiin uuden normaalin alkamista ”toimistoille paluun” sijaan.

Suunnitelmallinen työtapojen kehittäminen näkyi GTK:laisten arjessa heti alusta saakka. Vuoden 2021 lopussa nähtävät tulokset olivat merkittäviä.

”Pilottivuoden suurin tulos näkyi ajattelussamme”, Valpola kertoo.

”Huomasimme, että voimme ottaa käyttöön uusia tapoja tehdä töitä sen sijaan, että odottaisimme paluuta vanhaan. Otimme teknologian entistä paremmin käyttöön yhteistyön, viestinnän ja työn hallinnan välineenä. Pilottivuoden lopussa olimme valmiita kääntämään katseemme käytänteisiin ja toimintatapoihin, eli kulttuuriimme.”

GTK 2.0 -projekti sai alusta asti näkyvyyttä myös tutkimuskeskuksen ulkopuolella. Projektia esiteltiin useissa sidosryhmätilaisuuksissa, ja hyviä käytänteitä jaettiin valtion virastojen kesken tiuhassa tahdissa. Työn muutos ja työtapojen kehittämistarve näkyivät koko valtionhallinnossa, ja GTK 2.0 -projektin kokeiluita hyödynnettiin muuallakin.

Vuosi 2022: keskiössä johtaminen ja GTK työyhteisönä

Onnistunut pilottivuosi poiki vuoden 2021 lopussa vahvistuksen GTK:n johtoryhmältä: GTK 2.0 -projektia jatketaan vielä toisen vuoden ajan. Uusiksi painopisteiksi valittiin pilottivuoden tulosten perusteella kulttuurin vahvistaminen, esihenkilötyön tukeminen ja työyhteisöviestinnän kehittäminen. Lisäksi projektissa keskityttiin edelleen myös aidon monipaikkaisuuden varmistamiseen sekä modernien teknologiaratkaisujen kehittämiseen.

”Jatkoimme projektia ajatuksella, että rakennamme GTK:ssa työkulttuuria, joka varmistaa sekä GTK:laisten työssä viihtymisen että strategiamme toteuttamisen parhaalla mahdollisella tavalla. Samalla pidämme huolen siitä, että olemme houkutteleva työnantaja sekä kotimaisilla että kansainvälisillä osaajamarkkinoilla”, Valpola kuvailee.

Työ jatkui vauhdilla. GTK:ssa muun muassa aloitettiin fasilitoidut keskustelut ja valmennukset esihenkilöille, käynnistettiin kahdeksan kuukauden ajalle jaksotetut, teemalliset kulttuuriviikot , kehitettiin englanninkielistä työyhteisöviestintää sekä tarjottiin fasilitointivalmennuksia. GTK:laisten tiedonhallintataitoja ja -keinoja kasvatettiin ja perehdytysprosesseja kirkastettiin. Lisäksi GTK:laiset määrittelivät hyvät käytänteet tavoitettavuudelle, viestinnälle ja yhteistyölle.

Yksi konkreettisin ja suurin kehitysaskel oli GTK:n oman kulttuurin sanoittaminen. GTK:laiset määrittelivät työpajojen, asiantuntijapuheenvuorojen ja valmennusten avulla ne toimintatavat, joita arjessa halutaan lisätä tai vähentää. Lopputuloksena syntyi GTK:n oma kulttuurikartta, matkaopas GTK:laisuuteen, joka julkaistiin GTK:n GEOverse-strategiapäivässä 15. helmikuuta. Kartan julkinen versio julkaistaan pian.

”Olennaista kulttuurityössä oli, että sitä ei tehty kulttuurin, vaan ihmisten ja heidän työnsä vuoksi. Kaiken taustalla oli jatkuvasti se ajatus, että miten voimme paremmin ja kestävällä tavalla päästä työssämme eteenpäin – olla yksi maailman parhaista geosurvey-organisaatioista”, toteaa Valpola.

GTK 2.0 -muutosohjelma päättyi, työ jatkuu

GTK 2.0 -tulevaisuuden monipaikkainen työ -muutosohjelma päättyi helmikuun 2023 lopussa. GTK:ssa kulttuurin, esihenkilötyön, työyhteisöviestinnän, työympäristöjen ja teknologian kehittäminen jatkuvat osana normaalia työarkea ja työnkuvia. Uudesta normaalista on siirrytty normaaliin.

Mittarit kertovat, että muutosohjelma on vaikuttanut merkittävästi GTK:laisten arkeen. Tyytyväisyys omaan työhön, esihenkilötyöhön ja johtamiseen sekä työyhteisön oikeudenmukaisuuteen ovat kasvaneet. GTK:laiset kokevat voivansa vaikuttaa omaan työhönsä ja kehittyä asiantuntijoina. Työtä tehdään aidon monipaikkaisesti, mikä lisää joustavuutta työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisessa.

Sisäisen vaikuttavuuden lisäksi GTK:n panostus työn sujuvuuteen sekä työssä jaksamiseen ja viihtymiseen näkyvät myös ulospäin. GTK 2.0 -muutosohjelma näkyy rekrytoinneissa merkittävänä houkutustekijänä. Valtion virastojen lisäksi muutosohjelman tulokset herättävät kiinnostusta myös muiden maiden geologisissa tutkimuskeskuksissa.

”GTK 2.0 oli poikkeuksellinen kokonaisuus, poikkeuksellisena aikana. Se näytti selvästi, että myös valtionhallinnossa voidaan mennä eteenpäin ja ajatella uudella tavalla, jos tahtoa on. Samalla se konkretisoi sen, että jos moderniin työn tekemisen kulttuuriin ja kestävään tapaan tehdä työtä halutaan mennä, täytyy investoida ja resursoida”, Valpola toteaa ja jatkaa:

”Muutokseen ja tulevaisuuteen täytyy panostaa ominaan.”