GTK 2.0-förändringsprogrammet avslutades framgångsrikt – satsningen på kultur, chefsarbete och arbetsplatskommunikation fortsätter

I början av 2020 stod det klart att pandemin kommer att revolutionera arbetslivet: distansarbete kommer att bli en viktig del av vardagen, det teknikförmedlade samarbetet kommer att öka och nya betydelser skapas för möten ansikte mot ansikte. Platsoberoende arbete blev en het potatis i arbetslivsdebatten. Hos GTK fanns platsoberoende arbete redan före pandemin, särskilt med anledning av terrängarbetena, men de snabba förändringarna utmanade också forskningscentralens verksamhet. Man måste snabbt hitta nya sätt för samarbetet, för att få arbetet att löpa även under de exceptionella omständigheterna. Hos GTK väcktes snabbt tanken: hur få ut mesta möjliga av situationen?

Tanken ledde till handling. I januari 2021 startade GTK ett för en organisation inom statsförvaltningen exceptionellt stort projekt för utveckling av arbetsmetoderna: GTK 2.0 – förändringsprogrammet för framtidens platsoberoende arbete. Målet med programmet var att göra arbetet smidigare för GTK-medarbetarna i den nya vardagen och att provanvända nya metoder för internt samarbete och kommunikation inom statsförvaltningen. Ett antal experter inom offentlig förvaltning, arbetsliv och teknik kom med i programmet som partner: Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori, finansministeriet, Senatfastigheter, Fujitsu Finland, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus och Elisa.

“Tanken på denna typ av arbete var så långt ifrån vardagen hos GTK att det inte var helt enkelt att starta förändringsprogrammet. Men även insatserna skärptes under inledningen av pandemin. Då började vi inse en hur stor möjlighet detta kan vara för oss”, säger Samu Valpola, chef för ekonomi och administration som ansvarat för projektet.

Första året ledde till en förändring av tänkesättet

Innehållet i och fokus för GTK 2.0-förändringsprogrammet definierades av GTK-medarbetarna. Resultaten från workshoppar och enkäter visade att det viktigaste i den nya, av pandemin hemsökta vardagen, var att stödja och främja hälsa och gemenskap, att utveckla metoder för ledarskap och arbete samt att utveckla arbetsmiljöerna så att de motsvarar olika behov. Resultatet blev att projektet delades upp i fyra prioriteringar: genuint platsoberoende, moderna tekniker och informationssystem, kompetens och HR samt sätt för genomförandet, stöd och kommunikation. Genomförandet av projektet startade med hjälp av projekthanteringsmetoden Scrum.

År 2021 var ett år av försök. GTK utarbetade koncept för bland annat nya lokal- och arbetsstationsmodeller, de verktyg som M365-miljön erbjöd togs i bruk, en ny typ av utveckling av personalens kompetens testades och metoder för att bygga upp gemenskap i platsoberoende arbete söktes. När coronabegränsningarna tillfälligt lättades i november firade GTK inledningen av det nya normala i stället för “tillbaka till kontoren”.

Den systematiska utvecklingen av arbetsmetoderna syntes i GTK:s vardag redan från början. Betydande resultat märktes i slutet av 2021.

“Pilotårets största resultat syntes i vårt tänkesätt”, säger Valpola.

”Vi märkte, att vi kunde införa nya sätt att arbeta i stället för att vänta på en återgång till det gamla. Vi utnyttjade tekniken bättre än förr som ett verktyg för samarbete, kommunikation och kontroll över arbetet. I slutet av pilotåret var vi beredda att vända blicken mot metoder och rutiner, dvs. vår kultur.”

Projektet GTK 2.0 fick redan från början synlighet även utanför forskningscentralen. Projektet presenterades vid flera intressentmöten, och goda tillämpningar delades flitigt mellan statliga ämbetsverk. Förändringarna i arbetet och behovet av att utveckla arbetsmetoderna syntes inom hela statsförvaltningen, och försöken inom ramen för GTK 2.0-projektet utnyttjades även på andra håll.

År 2022: fokus på ledarskap och GTK som arbetsgemenskap

Det framgångsrika pilotåret utmynnade i en bekräftelse från GTK:s ledningsgrupp i slutet av 2021: GTK 2.0-projektet fortsätter ett år till. Utifrån pilotårets resultat valdes förstärkning av kulturen, stöd till chefsarbetet och utveckling av arbetsplatskommunikationen ut som nya fokusområden. Dessutom fortsatte projektet att fokusera på att säkerställa genuint platsoberoende och utveckling av moderna tekniklösningar.

“Vi fortsatte projektet med tanken att vi inom GTK bygger en arbetskultur som säkerställer såväl att GTK-medarbetarna trivs i arbetet som att vår strategi genomförs på bästa möjliga sätt. Samtidigt ser vi till att vi är en attraktiv arbetsgivare på både inhemska och internationella kompetensmarknader”, säger Valpola.

Arbetet fortsatte i snabb takt. Vid GTK startades bland annat underlättande diskussioner och coachning för chefer, temainriktade kulturveckor periodiserade på åtta månader inleddes, arbetsplatskommunikation på engelska utvecklades och underlättande coachningar erbjöds. GTK-medarbetarnas kunskaper och metoder för informationshantering utökades och introduktionsprocesserna gjordes tydligare. Dessutom definierade GTK:s medarbetare god praxis för tillgänglighet, kommunikation och samarbete.

Ett av de mest konkreta och största utvecklingsstegen var att formulera GTK:s egen kultur. GTK:s personal använde workshoppar, expertutlåtanden och coachning för att definiera de rutiner som man vill öka eller minska i vardagen. Resultatet blev GTK:s egen kulturkarta, en reseguide till det att vara medarbetare på GTK, som publicerades på GTK:s strategidag GEOverse den 15 februari. Den offentliga versionen av kartan kommer snart att offentliggöras.

”Det väsentliga i kulturarbetet var att det inte gjordes för kulturens, utan för människornas och deras arbetes skull. Bakgrunden till allt var ständigt tanken hur vi på ett bättre och hållbart sätt kan komma framåt i vårt arbete”, konstaterar Valpola.

GTK 2.0-förändringsprogrammet avslutades, men inte arbetet

GTK 2.0-förändringsprogrammet för framtidens platsoberoende arbete avslutades i slutet av februari 2023. Inom GTK fortsätter utvecklingen av kultur, chefsarbete, arbetsplatskommunikation, arbetsmiljöer och teknik som en del av den normala vardagen och arbetsbeskrivningarna. Från det nya normala har man gått över till det normala.

Mätarna visar att förändringsprogrammet har haft en betydande inverkan på GTK-medarbetarnas vardag. Tillfredsställelsen med det egna arbetet, chefsarbetet och ledarskapet samt rättvisan i arbetsgemenskapen har ökat. GTK-medarbetarna upplever att de kan påverka sitt eget arbete och utvecklas som experter. Arbetet utförs genuint platsoberoende, vilket ökar flexibiliteten i samordningen mellan arbete och fritid.

Utöver den interna effekten syns GTK:s insatser för arbetets smidighet samt för att orka i arbetet och trivseln även utåt. GTK 2.0-förändringsprogrammet märks i rekryteringen som en betydelsefull attraktionsfaktor. Utöver statliga ämbetsverk använder även geologiska forskningscentraler i andra länder resultaten av förändringsprogrammet.

”GTK 2.0 var en exceptionell helhet, under en exceptionell period. Programmet visade tydligt att man även inom statsförvaltningen kan gå framåt och tänka på ett nytt sätt, om viljan finns. Samtidigt konkretiserar det att om man vill arbeta på ett modernt sätt som är kulturellt och hållbart, måste man investera och tilldela resurser”, konstaterar Valpola och fortsätter:

”Man måste satsa egna medel på förändringen och framtiden.”