Tietosuojaseloste: Asiakas- ja sidosryhmätiedot

Päivitetty 22.5.2018

Rekisterinpitäjä Geologian tutkimuskeskus
PL 96, 02151 Espoo
Puh. 029 503 0000, gtk@gtk.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Pauli Vartia
Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@gtk.fi
Rekisterin nimi Asiakas- ja sidosryhmätiedot
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste Asiakas- ja sidosryhmätoimintojen ylläpito, asiakkuuksien kehittymisen seuranta ja raportointi.

Käsittelyn oikeusperuste on EU:n tietosuojaasetuksen 6.1.e artikla: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitamista julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista ja käsittely on yleisen edun mukainen ja oikeasuhtainen tavoitettuun päämäärään.

Myynti- ja markkinointitilaisuuksissa kerätään mahdollisesti tietoja ainoastaan henkilön omalla, yksiselitteisellä suostumuksella (tietosuoja-asetuksen 6.1.a artikla).
Rekisterin tietosisältö ja kyseessä olevat henkilötietoryhmät Rekisteriin tallennetaan GTK:n asiakas- ja sidosryhmätieto sekä tiedot yhteyshenkilöistä ja suoritetuista toimenpiteistä. Rekisteriä ylläpidetään pääasiassa ulkoisen palveluntarjoajan toimittamassa tietojärjestelmässä. Tietoja voidaan myös käsitellä muilla viestinnän työkaluilla (esim. Lyyti, Webropol, uutiskirjelähetykset sähköpostitse).

Yhteyshenkilöistä kerättävät tiedot: toimipaikka, yhteystiedot, nimi, ammatti, tapaamisten/yhteydenottojen sisältö ja toimenpiteet lyhyesti, mahdolliset yhteistyöhankkeet ja niiden edistyminen. Kaikki tiedot perustuvat ainoastaan ammatilliseen kanssakäymiseen. Tietoja ei kerätä henkilökohtaisista ominaisuuksista yms.
Henkilötietojen säilytysaika tai mikäli tämä ei ole mahdollista, tämän ajan määräytymiskriteerit Henkilötiedot poistetaan 5 vuoden jälkeen, mikäli asiakastietoja ei ole päivitetty ko. jakson aikana.
Säännönmukaiset tietolähteet Asiakas-/sidosryhmätoiminnasta kertyvä tieto, tapaamiset, yhteydenotot. Asiakassuhteen yhteyshenkilön luovuttamat tiedot (käyntikortit, tapaamiset) sekä myynti- ja markkinointihenkilöstön saamat tiedot asiakastapaamisten ym. tilaisuuksien yhteydessä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät Tietoja käsittelevät GTK:n henkilöstöstä ne, joiden tehtäviin kuuluu toiminta asiakasrajapinnassa sekä asiakas- ja sidosryhmätietojen seuranta ja raportointi. Lisäksi tietoihin pääsee tietojärjestelmän toimittaja ylläpitotehtävissä.
Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista (sis. tiedon komission tietosuojan riittävyyttä koskevasta päätöksen olemassaolosta tai puuttumisesta) ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä. Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet (manuaalinen aineisto ja sähköinen käsittely) Järjestelmätoimittaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta yhdessä GTK:n kanssa. Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla ja käyttöön ovat oikeutettuja ainoastaan organisaation nimetyt henkilöt. Tietoja käsitellään kaikilta osin luottamuksellisesti.
Rekisteröidyn oikeudet Henkilöllä on oikeus päästä tietoihinsa ja oikeus vaatia tietojen korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi silti huomattavan tärkeästä ja perustellusta syystä jatkaa tietojen käsittelyä.

Ellei em. syytä ole, rekisteröity voi vaatia henkilötietojensa poistamista. Mikäli henkilö kiistää tiedon paikkansapitävyyden, käsittelyä voidaan rajoittaa tiedon paikkansapitävyyden tarkistamiseksi.
Jos käsittely perustuu suostumukseen 6.1.a art. (tai nimenomaiseen suostumukseen 9.2.a art.), tieto oikeudesta peruuttaa suostumus milloin tahansa Mikäli henkilötietoja on käsitelty henkilön nimenomaisella suostumuksella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus koska tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle sähköpostitse: viestinta@gtk.fi
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut, jos rekisterinpitäjä on evännyt sinulta oikeuden tarkastaa henkilötietosi tai kieltäytynyt korjaamasta tietojasi. Voit saattaa asian Suomessa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset? Mikäli GTK:lla on olemassa oleva asiakassuhde, tietojen ylläpito perustuu GTK:n toimintaan ja siihen liittyvään etuun. Jos tiedot sen sijaan perustuvat suostumukseen, tietojen antaminen on täysin vapaaehtoista.
Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle. Ei ilmene automaattista päätöksentekoa.