Tietosuojaseloste: GTK:n asiakas- ja sidosryhmätiedot

Päivitetty 22.4.2024

Rekisterinpitäjä

Geologian tutkimuskeskus
PL 96, 02151 Espoo
puh. 029 503 0000, gtk(at)gtk.fi

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Antti Nummi (asiakkuudet)
Pauli Vartia (verkkosivut)
Taina Järvinen (viestintä- ja markkinointitoimenpiteet)
PL 96, 02151 Espoo
puh. 029 503 0000, gtk(at)gtk.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava(at)gtk.fi
puh. 029 503 0000

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asiakas- ja sidosryhmätoimintojen ylläpito, sidosryhmäviestintä, asiakkuuksien hallinta, kehittymisen seuranta ja raportointi. Tietoja käytetään GTK:n asiakasrekisterin ylläpitoon ja asiakastoiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen, esimerkiksi yhteydenottojen sekä viestinnän ja markkinoinnin kohdistamiseen ja asiakaspalautteen keräämiseen. Tietoja käytetään myös asiakirjojen toimittamiseen, kuten tarjousasiakirjojen, sopimusten ja muiden dokumenttien yksilöimiseen ja lähettämiseen.

Käsittelyn oikeusperuste on EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6.1.e artikla ja tietosuojalain (1050/2018) 4§: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä ja niiden hoitamista julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista ja käsittely on yleisen edun mukainen ja oikeasuhtainen tavoitettuun päämäärään.

Asiakassopimusten kohdalla käsittelyn oikeusperuste on EU:n tietosuoja-asetuksen 6.1.b artikla: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Myynti- ja markkinointitilaisuuksissa sekä verkkosivuilla voidaan kerätä tietoja henkilön antamalla yksiselitteisellä suostumuksella (tietosuoja-asetuksen 6.1.a artikla).

Tietosisältö

Rekisterin tietosisältö ja kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan GTK:n asiakas- ja sidosryhmätietoja sekä tiedot yhteyshenkilöistä ja suoritetuista toimenpiteistä, esim. saaduista tarjouspyynnöistä, annetuista tarjouksista ja tehdyistä sopimuksista.

Käsiteltävät henkilötiedot voivat olla: sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot, nimi, ammatti, edustamansa organisaation nimi, toimipaikka, asema organisaatiossa, tapaamisten/yhteydenottojen sisältö ja toimenpiteet lyhyesti, mahdolliset yhteistyöhankkeet tai sopimukset ja niiden edistyminen.

Rekisterissä ylläpidetään myös seuraavia tietoja:

• Kielitieto, jolla henkilö haluaa vastaanottaa sisältöjä
• Tietoja pyynnöistä lähettää henkilön tilaamaa viestintää tai markkinointiviestintää
• Tietoja markkinointiluvista ja -kielloista
• Yhteydenotto-, tilaus- ja ilmoittautumislomakkeisiin syötetyt tiedot
• Asiakaspalautetietoja
• Gtk.fi-verkkosivujen vierailutietoja
• Asiakkaan kiinnostuksen kohteet GTK:n palvelutarjonnassa
• Järjestämiimme tapahtumiin liittyvät osallistujatiedot sekä tapahtuman mahdollisesta tallentamisesta syntyvä media-aineisto (esim. valokuvat tai tallenteet) ja ruokavaliotiedot, mikäli tapahtumassa on tarjoilua. Ruokavaliotietoja ei luovuteta eteenpäin henkilöön yhdistettävässä muodossa ja ne poistetaan kunkin tapahtuman jälkeen.

Käsiteltävien tietojen tietolähteet

Asiakas-/sidosryhmätoiminnasta kertyvä tieto, tapaamiset, yhteydenotot, tarjouspyynnöt, asiakassuhteen yhteyshenkilön tai muun sidosryhmään kuuluvan luovuttamat tiedot (käyntikortit, tapaamiset) sekä myynti- ja markkinointihenkilöstön saamat tiedot asiakastapaamisten ym. tilaisuuksien yhteydessä. Tietoja voidaan saada henkilöiltä itseltään myös esim. yhteydenotto-, tarjouspyyntö-, tilaus- ja ilmoittautumislomakkeiden kautta.

Saatamme kerätä sidosryhmätietoja myös julkisista lähteistä ja rekistereistä tietosuojalain 4§:n mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen yllä mainittuun tarkoitukseen. Asiakastiedot poistetaan viimeistään 5 vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta, mikäli mahdollinen sopimustilanne ei muuta edellytä tai asiakas ei ole päivittänyt tietojaan ko. jakson aikana.

Mikäli GTK:lla on olemassa oleva asiakassuhde, tietojen ylläpito perustuu GTK:n toimintaan ja siihen liittyvään etuun. Jos tiedot sen sijaan perustuvat suostumukseen, tietojen antaminen on täysin vapaaehtoista.

Tietojen käsittely

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät (Mihin tietoja luovutetaan)

Tietoja käsittelevät GTK:n henkilöstöstä ne, joiden tehtäviin kuuluu asiakas- ja sidosryhmätietojen käsittely.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Mahdollisesta tietojen luovuttamisesta ilmoitetaan aina erikseen. Geologian tutkimuskeskuksen toimintaan sovelletaan julkisuuslakia (621/1999).

Henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän lukuun

Henkilötietoihin pääsevät järjestelmätoimittajat (Twoday, Valve, Webropol, Mediasignal ja Lyyti) ja Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori ylläpitotehtävissä. Rekisteriä ylläpidetään pääasiassa ulkoisen palveluntarjoajan toimittamassa tietojärjestelmässä.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä ei säännönmukaisesti siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mahdollisesta tietojen siirrosta ilmoitetaan aina erikseen.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Ei automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan toimittamalla sitä koskevan pyynnön rekisterinpitäjälle (Geologian tutkimuskeskus) sähköpostitse yllä kohdassa ”Rekisterinpitäjä” mainittuun osoitteeseen. Pyynnön käsittelyn jouduttamiseksi pyydämme mainitsemaan siinä rekisterin, jota pyyntö koskee.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan ristiriidassa lainsäädännön kanssa, hän voi tehdä sitä valituksen valvontaviranomaiselle [siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa lainsäädännön vastainen henkilötietojen käsittely on tapahtunut.]

Suomessa asian voi saattaa Tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi: Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot | Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700

Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
• henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Vastustamisoikeus

Tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
Jos rekisteröity käyttää vastustamisoikeuttaan, on rekisterinpitäjän lopetettava henkilötietojen käsittely, ellei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä ilman eri perusteluja, jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten.

Tilanteessa, joissa tietoja käsitellään tilastollisia- tai tutkimustarkoituksia varten, rekisteröity voi vastustaa tietojen käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jolloin rekisterinpitäjän on lopetettava tietojen käsittely, jos käsittely ei ole tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu muuhun oikeusperusteeseen kuin rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen, rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa. Pyydetyt tiedot poistetaan, ellei rekisterinpitäjällä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä poistamasta tietoja, kuten lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoja.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle/rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle, ks. yhteystiedot tämän selosteen alussa.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suostumuksen perusteella suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.