Dataskyddsbeskrivning: Kund- och intressentuppgifter

Uppdaterades 22.5.2018

Den registeransvarige Geologiska forskningscentralen
PB 96, 02151 Esbo
Tfn 029 503 0000, gtk@gtk.fi
Kontaktperson för frågor om registret Pauli Vartia
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter tietosuojavastaava@gtk.fi
Registrets namn Kund- och intressentuppgifter
Ändamål och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter Administration av kund- och intressentfunktioner, uppföljning och rapportering av kundrelationers utveckling.

Den rättsliga grunden för behandlingen är EU:s dataskyddsförordnings artikel 6.1.e: behandlingen är nödvändig för genomförandet av en uppgift av allmänt intresse och gäller uppgifter som beskriver personens ställning, uppgifter och deras skötsel inom offentliga organ, näringsliv, icke-statliga organisationer eller annan motsvarande verksamhet och behandlingen är av allmänt intresse och proportionerlig i förhållandet till ändamålet.

Vid försäljnings- och marknadsföringsevenemang samlas eventuellt uppgifter in endast med personens eget entydiga samtycke (dataskyddsförordningens artikel 6.1.a)

Registrets datainnehåll och ifrågavarande personuppgiftskategorier Uppgifter om kunder och intressenter och uppgifter om kontaktpersoner och genomförda åtgärder lagras i GTK:s register. Registret upprätthålls i huvudsak i ett datasystem som levererats av en extern tjänsteleverantör. Uppgifter kan även behandlas med andra kommunikationsverktyg (t.ex. Lyyti, Webropol, försändelser av nyhetsbrev per epost).

Uppgifter som samlas in om privatpersoner: verksamhetsställe, kontaktuppgifter, namn, yrke, mötenas/kontakternas innehåll och åtgärderna i korthet, eventuella samarbetsprojekt och hur de framskrider. Alla uppgifter baserar sig enbart på yrkesmässiga relationer. Uppgifter om personliga egenskaper eller dylikt samlas inte in.

Förvaringstiden för personuppgifter och ifall detta inte är möjligt, definieringskriterier för förvaringstiden. Personuppgifter raderas efter 5 år ifall kunduppgifterna inte har uppdaterats under ifrågavarande period.
Regelmässiga informationskällor Information om kund-/intressentaktiviteter samt möten, kontakter. Uppgifter (visitkort, möten) som lämnats ut av kontaktpersonen för kundrelationen samt uppgifter som försäljnings- och marknadsföringspersonalen erhåller i anslutning till kundmöten och dylika evenemang.
Mottagare av personuppgifter eller mottagarkategorier De personer i GTK:s personal, till vilkas uppgifter det hör att jobba med kundkontakter samt med uppföljning och rapportering av kund- och intressentuppgifter behandlar uppgifterna. Dessutom har leverantören av datasystemet åtkomst till uppgifterna i underhållssyfte.
Information om överföring av uppgifterna till tredjeländer och de skyddsåtgärder som används (inkl. information om befintligheten eller avsaknaden av kommissionens beslut om tillräckligt dataskydd) och möjligheten att få en kopia på eller information om uppgifternas innehåll. Uppgifterna överförs inte till tredjeländer.
Principerna för registrets skydd (manuellt material och elektronisk behandling) Systemleverantören ombesörjer det tekniska datasäkerheten av uppgifterna tillsammans med GTK. Användningen av systemet är skyddad med användarnamn och lösenord och endast utnämnda personer inom organisationen har rätt att använda systemet. Uppgifterna behandlas fullständigt konfidentiellt.
Den registrerades rättigheter En person har rätt till åtkomst till sina uppgifter och rätt att begära om att de korrigeras.

Den registrerade har rätt att på personlig grund och i anknytning till särskilda omständigheter motsätta sig behandlingen av personuppgifter som berör honom eller henne. Den personuppgiftsansvarige kan trots det utifrån ett viktigt och motiverat skäl fortsätta behandlingen av personuppgifter. Ifall det ovannämnda skälet inte föreligger, kan den registrerade kräva att hans eller hennes personuppgifter raderas. Ifall personen bestrider uppgifternas riktighet, kan behandlingen begränsas för att kontrollera uppgifternas riktighet.

Om behandlingen sker utifrån samtycke art. 6.1.a (eller uttryckligt samtycke art. 9.2.a), information om rätten att när som helst återkalla samtycke Ifall personuppgifter har behandlats utifrån personens entydiga samtycke, har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvarige per e-post: viestinta@gtk.fi
Rätt att rikta klagomål till tillsynsmyndigheten Varje registrerad har rätt att rikta klagomål till tillsynsmyndigheten i den medlemsstat, där hans eller hennes fasta boningsort eller arbetsplats är belägen eller där det påstådda brottet mot dataskyddsförordningen har skett. Om den personuppgiftsansvarige har nekat dig rätten att kontrollera dina personuppgifter eller vägrat korrigera dina uppgifter, kan du hänvisa fallet till Finlands dataskyddsombudsman för behandling.
Utgör lämnandet av personuppgifter en lagstadgad eller avtalsbaserad plikt eller en förutsättning för ingående av avtal, samt måste den registrerade leverera personuppgifter och vilka är följderna av att inte göra det Ifall GTK har en befintlig kundrelation, sker upprätthållandet av uppgifterna utifrån GTK:s verksamhet och det intresse som anknyter till det. Ifall uppgifterna däremot är baserade på samtycke är lämnandet av uppgifter helt frivilligt.
Information om förekomsten av automatiserat beslutsfattande, inkl. profilering, samt åtminstone i dessa fall information om den logik med vilken uppgifterna behandlas och betydelsen för ifrågavarande behandling samt möjliga följder för den registrerade. Automatiserat beslutsfattande eller profilering förekommer inte.