GTK:n laatujärjestelmä

Geologisen tiedon tuottajana, tutkimuslaitoksena ja tutkimuspalveluorganisaationa GTK on asettanut seuraavat yleiset laatupäämäärät:

• GTK on toiminnassaan puolueeton taho ja viestii henkilöstölleen puolueettoman asiantuntijaorganisaation toimintatapaan liittyvät periaatteet.
• Geologisen tiedon keruu, tulkinta ja tallennus yhtenäisesti määriteltyjen työtapojen ja riittävien laadunvarmistusmenettelyjen mukaisesti. Tiedonkeruuprosessien systemaattinen kehittäminen tiedonkäyttäjien tarpeista lähtien.
• Korkeatasoinen tutkimus- ja innovaatiotoiminta sekä sitoutuminen hyvän tutkimustavan ”Good Scientific Practice”, noudattamiseen ja tieteellisen tutkimuksen vaikuttavuuden jatkuvaan kehittämiseen.
• Toimeksiantojen ja muiden palvelujen asiakasvaatimuksiin vastaaminen, asiakasprojektien laadun varmistus ja asiakasryhmien tarpeiden systemaattinen seuranta palvelujen parantamiseksi.
• Tiedonkeruun, tutkimuksen ja asiakasprojektien tarvitsemien tukipalvelujen tuottaminen tarpeenmukaisesti ja kustannustehokkaasti.

Laatujärjestelmän rakenne

Perusrakenne ja dokumentaatio

GTK:n laatujärjestelmä on niiden vastuiden ja menettelyiden muodostama kokonaisuus, jonka mukaan tutkimuskeskukselle määriteltyjä tehtäviä sekä siltä erikseen tilattuja tuotteita ja palveluja toteutetaan. Laatu- ja toimintakäsikirjojen ohella GTK:n toimintaa ohjataan hallinnon antamin pysyväismääräyksin (PM) ja -ohjein (PO), menettelytapaohjein (MO) sekä turvallisuusohjein (TO). Pysyväismääräyksin ja -ohjein määritellään mm. laitoksen organisaatiorakenne, taloussääntö, arkistosääntö, sisäinen tarkastus sekä osto- ja sopimustoimintaan liittyvät menettelytavat. Näiden sisältöä ei pääsääntöisesti toisteta laatudokumentaatiossa vaan yhteys osoitetaan viittauksin.

Laatujärjestelmäkokonaisuudessa nämä muodostavat keskeisimmän viiteaineiston. Kokonaisuutena GTK:n laatujärjestelmän dokumentaatio muodostaa kattavan kuvauksen GTK:n toiminnan laadunhallinnasta ja ympäristö- sekä työturvallisuusasioiden hoidosta.

GTK:n laatujärjestelmä koostuu seuraavista osista:

• GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentti
• Toimintakäsikirjat
• Liite- ja viiteaineistot

ISO 9001:2015 laatujärjestelmästandardia sovelletaan ydin- ja tukitoiminnoissa (mm. tiedonkeruu- ja mittaustoiminnoissa sekä mineraalitekniikan laboratorion tutkimus- ja prosessitoiminnoissa). Laatujärjestelmässä kuvataan tutkimuskeskuksen toimintaprosessien kulku siten, että asiakaspalvelun, toiminnan luotettavuuden ja tehokkuuden sekä ympäristönsuojelun kannalta olennaiset seikat on määritelty standardin vaatimuksia vastaavasti. Ulkopuolinen auditoija on myöntänyt GTK:n Kiertotalouden ratkaisut -yksikölle ISO 9001:2015 laatusertifikaatin.

Laatujärjestelmän asiakirjat

GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentti

GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentti on laatujärjestelmän päädokumentti, joka määrittelee laadunhallinnan keskeiset elementit laitoksen kaikkia yksiköitä velvoittavalla tavalla. Siinä on kuvattuna GTK:n laatujärjestelmän rakenne ja siihen sidoksissa olevien dokumenttien asema järjestelmässä sekä laatujärjestelmään liittyvät menettelyt. Ylimmän johdon muotoilema laatu- ja ympäristöpolitiikka muodostavat laadunhallinnan lähtökohdan GTK:ssa.

Toimintakäsikirjat (Standard Operating Procedures)

Toimintakäsikirjoissa kuvataan toimintaprosessit ja niiden hallinta em. standardeissa ja GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentissä määritellyllä tavalla. Toimintakäsikirjat kattavat GTK:n runkoprosessit ja keskeisimmät tukiprosessit.

Runkoprosessilla tarkoitetaan toimintaprosessia, jonka tuloksena syntyy GTK:n toiminta-ajatuksen kannalta keskeisiä tuotteita tai tutkimustuloksia. Tukiprosessit toteutetaan joko sisäisestä tilauksesta runkoprosesseille tai ulkoisen asiakkaan tilaukseen perustuen.

Toimintakäsikirjoissa määriteltyjen tavoitteiden tulee olla sopusoinnussa GTK:n laatupolitiikan kanssa. Toimintakäsikirjat muodostavat yhdessä päädokumentin kanssa kunkin toimintaprosessin laadunhallinnan kattavan kuvauksen.

Liiteaineisto

GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentissa ja toimintakäsikirjoissa mainitut lomakkeet, ohjeet, mallit ja muut liitteet muodostavat laatujärjestelmän liiteaineiston.

Viiteaineisto

Laatujärjestelmän keskeisimmät viiteaineistot on ryhmitelty seuraavasti:

• GTK:n toimintaan välittömästi liittyvät lait, asetukset ja säädökset
• Pysyväismääräykset ja -ohjeet
• GTK:n käsikirjat
• Muu viiteaineisto

GTK:n käsikirjat

GTK:n käsikirjat sisältävät yleisiä GTK:ssa toteutettavaan toimintaan liittyviä menettelytapoja ja ohjeita. Käsikirjojen ylläpidon ja kehittämisen menettelytavat on kuvattu ko. käsikirjoissa.

Laatuasiakirjojen julkisuus ja käyttö

GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentti ja toimintakäsikirjat ovat julkisia asiakirjoja. GTK:n liiketoiminnan kannalta merkitykselliset osat (esim. menetelmäkuvaukset) voidaan kuitenkin ko. toimintakäsikirjan hyväksyneen johtajan päätöksellä laatuvastaavan ja laatupäällikön esityksestä määritellä sisäisiksi asiakirjoiksi. Laatu- ja toimintakäsikirjat on ensisijaisesti laadittu ja tarkoitettu GTK:n sisäiseen käyttöön. Toisaalta käsikirjoilla pyritään myös kuvaamaan sidosryhmille

Toiminnan arviointi ja kehittäminen

Keskeisimmät toiminnan arvioinnin ja kehittämisen menettelyt GTK:ssa ovat:

• Sisäiset ja ulkoiset auditoinnit
• Tulosaluekohtaiset katselmukset
• Johdon laatujärjestelmäkatselmus
• Riskinarviointi ja itsearviointitoiminta

Toiminnan itsearvioinnit laatupalkintokriteerein

Itsearviointi sisältää sekä toimintatavan (menettelyjen ja niiden soveltamisen tarkoituksenmukaisuuden) että tulosten (tunnuslukujen ja niiden osoittamien tulosten) arvioinnin. GTK:n itsearvioinnit toimivat kehittämiskohteiden tunnistamisen kokoavana toimintoina. Itsearvioinneissa pyritään myös luomaan kuva GTK:n toiminnan vaikuttavuudesta.

Itsearviointitoiminta sisältää myös arvion sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuudesta.

Ympäristöpolitiikka ja päämäärät

GTK:n näkemys, ratkaisuja kestävämpään kasvuun, luo perustan GTK:n ympäristöpolitiikalle. GTK huomioi ympäristönäkökohdat sekä tiedonkeruu- ja tutkimustoimintansa suuntaamisessa että omien toimintatapojensa kehittämisessä.

GTK on puolueeton geotiedon ja maankamaraa muokkaavien prosessien asiantuntija, joka arvioi ympäristönäkökohtia laaja-alaisesti ja monitieteisesti. Ympäristönäkökohtia arvioidessaan GTK huolehtii riittävästä yhteydenpidosta eri sidosryhmien kanssa.

Omassa toiminnassa tavoitteena on ympäristöpäämäärien saavuttaminen ja ympäristönäkökohdat huomioivan toimintatavan toteuttaminen. GTK pitää huolen, että henkilöstölle annettavassa koulutuksessa ja muussa kehittämisessä ympäristönäkökohdat otetaan huomioon. GTK huolehtii myös, että toimintaan liittyvät ympäristölait, muut säädökset ja ohjeet ovat henkilökunnan käytettävissä. Ympäristöpolitiikan ja siihen liittyvien toimintatapojen toteuttamista valvotaan. GTK edellyttää, että myös sen alihankkijat tuntevat GTK:n ympäristöpolitiikan ja ympäristötavoitteet, sekä kannustaa näitä noudattamaan GTK:lle palveluja tuottaessaan samoja periaatteita.

GTK:n ympäristöpäämäärät ovat:

• Koko henkilöstön ympäristötietoisuuden lisääminen ja ylläpitäminen tavoitteena ympäristönäkökohtien kytkeminen osaksi toiminnallista ja taloudellista suunnittelua
• Ostopalvelujen suuntaaminen toimittajille, jotka sitoutuvat noudattamaan GTK:n ympäristönpolitiikan edellyttämiä toimintatapoja
• Noudattaa valtionhallinnon yleisiä ympäristötavoitteita
• Omasta toiminnasta aiheutuvien ympäristökuormitusten tarkoituksenmukainen ja jatkuva vähentäminen mm. seuraavin keinoin:
  • Maastotoiminnasta aiheutuvien haittojen minimointi
  • Materiaalin käytön ja kierrätyksen tehostaminen
  • Energiatehokkuus huomioidaan toiminnassa