GTK:n laatujärjestelmä

Geologisen tiedon tuottajana, tutkimuslaitoksena ja tutkimuspalveluorganisaationa GTK on asettanut seuraavat yleiset laatupäämäärät:

  • GTK on toiminnassaan puolueeton taho ja viestii henkilöstölleen puolueettoman asiantuntijaorganisaation toimintatapaan liittyvät periaatteet.
  • Geologisen tiedon keruu, tulkinta ja tallennus yhtenäisesti määriteltyjen työtapojen ja riittävien laadunvarmistusmenettelyjen mukaisesti. Tiedonkeruuprosessien systemaattinen kehittäminen tiedonkäyttäjien tarpeista lähtien.
  • Korkeatasoinen tutkimus- ja innovaatiotoiminta sekä sitoutuminen hyvän tutkimustavan ”Good Scientific Practice”, noudattamiseen ja tieteellisen tutkimuksen vaikuttavuuden jatkuvaan kehittämiseen.
  • Toimeksiantojen ja muiden palvelujen asiakasvaatimuksiin vastaaminen, asiakasprojektien laadun varmistus ja asiakasryhmien tarpeiden systemaattinen seuranta palvelujen parantamiseksi.
  • Tiedonkeruun, tutkimuksen ja asiakasprojektien tarvitsemien tukipalvelujen tuottaminen tarpeenmukaisesti ja kustannustehokkaasti.

Laatujärjestelmän rakenne

Perusrakenne ja dokumentaatio

GTK:n laatujärjestelmä on niiden vastuiden ja menettelyiden muodostama kokonaisuus, jonka mukaan tutkimuskeskukselle määriteltyjä tehtäviä sekä siltä erikseen tilattuja tuotteita ja palveluja toteutetaan. Laatu- ja toimintakäsikirjojen ohella GTK:n toimintaa ohjataan hallinnon antamin pysyväismääräyksin (PM) ja -ohjein (PO), menettelytapaohjein (MO) sekä turvallisuusohjein (TO). Pysyväismääräyksin ja -ohjein määritellään mm. laitoksen organisaatiorakenne, taloussääntö, arkistosääntö, sisäinen tarkastus sekä osto- ja sopimustoimintaan liittyvät menettelytavat. Näiden sisältöä ei pääsääntöisesti toisteta laatudokumentaatiossa vaan yhteys osoitetaan viittauksin.

Laatujärjestelmäkokonaisuudessa nämä muodostavat keskeisimmän viiteaineiston. Kokonaisuutena GTK:n laatujärjestelmän dokumentaatio muodostaa kattavan kuvauksen GTK:n toiminnan laadunhallinnasta ja ympäristö- sekä työturvallisuusasioiden hoidosta.

GTK:n laatujärjestelmä koostuu seuraavista osista:

  • GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentti
  • Toimintakäsikirjat
  • Liite- ja viiteaineistot

Laatujärjestelmän asiakirjat

GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentti

GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentti on laatujärjestelmän päädokumentti, joka määrittelee laadunhallinnan keskeiset elementit laitoksen kaikkia yksiköitä velvoittavalla tavalla. Siinä on kuvattuna GTK:n laatujärjestelmän rakenne ja siihen sidoksissa olevien dokumenttien asema järjestelmässä sekä laatujärjestelmään liittyvät menettelyt. Ylimmän johdon muotoilema laatu- ja ympäristöpolitiikka muodostavat laadunhallinnan lähtökohdan GTK:ssa.

Toimintakäsikirjat (Standard Operating Procedures)

Toimintakäsikirjoissa kuvataan toimintaprosessit ja niiden hallinta em. standardeissa ja GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentissä määritellyllä tavalla. Toimintakäsikirjat kattavat GTK:n runkoprosessit ja keskeisimmät tukiprosessit.

Runkoprosessilla tarkoitetaan toimintaprosessia, jonka tuloksena syntyy GTK:n toiminta-ajatuksen kannalta keskeisiä tuotteita tai tutkimustuloksia. Tukiprosessit toteutetaan joko sisäisestä tilauksesta runkoprosesseille tai ulkoisen asiakkaan tilaukseen perustuen.

Toimintakäsikirjoissa määriteltyjen tavoitteiden tulee olla sopusoinnussa GTK:n laatupolitiikan kanssa. Toimintakäsikirjat muodostavat yhdessä päädokumentin kanssa kunkin toimintaprosessin laadunhallinnan kattavan kuvauksen.

Liiteaineisto

GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentissa ja toimintakäsikirjoissa mainitut lomakkeet, ohjeet, mallit ja muut liitteet muodostavat laatujärjestelmän liiteaineiston.

Viiteaineisto

Laatujärjestelmän keskeisimmät viiteaineistot on ryhmitelty seuraavasti:

  • GTK:n toimintaan välittömästi liittyvät lait, asetukset ja säädökset
  • Pysyväismääräykset ja -ohjeet
  • GTK:n käsikirjat
  • Muu viiteaineisto

GTK:n käsikirjat

GTK:n käsikirjat sisältävät yleisiä GTK:ssa toteutettavaan toimintaan liittyviä menettelytapoja ja ohjeita. Käsikirjojen ylläpidon ja kehittämisen menettelytavat on kuvattu ko. käsikirjoissa.

Laatuasiakirjojen julkisuus ja käyttö

GTK:n toiminta- ja laatujärjestelmän päädokumentti ja toimintakäsikirjat ovat julkisia asiakirjoja. GTK:n liiketoiminnan kannalta merkitykselliset osat (esim. menetelmäkuvaukset) voidaan kuitenkin ko. toimintakäsikirjan hyväksyneen johtajan päätöksellä laatuvastaavan ja laatupäällikön esityksestä määritellä sisäisiksi asiakirjoiksi. Laatu- ja toimintakäsikirjat on ensisijaisesti laadittu ja tarkoitettu GTK:n sisäiseen käyttöön. Toisaalta käsikirjoilla pyritään myös kuvaamaan sidosryhmille

Toiminnan arviointi ja kehittäminen

Keskeisimmät toiminnan arvioinnin ja kehittämisen menettelyt GTK:ssa ovat:

  • Sisäiset ja ulkoiset auditoinnit
  • Tulosaluekohtaiset katselmukset
  • Johdon laatujärjestelmäkatselmus
  • Riskinarviointi ja itsearviointitoiminta

Toiminnan itsearvioinnit laatupalkintokriteerein

Itsearviointi sisältää sekä toimintatavan (menettelyjen ja niiden soveltamisen tarkoituksenmukaisuuden) että tulosten (tunnuslukujen ja niiden osoittamien tulosten) arvioinnin. GTK:n itsearvioinnit toimivat kehittämiskohteiden tunnistamisen kokoavana toimintoina. Itsearvioinneissa pyritään myös luomaan kuva GTK:n toiminnan vaikuttavuudesta.

Itsearviointitoiminta sisältää myös arvion sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuudesta.

GTK:n ympäristöpolitiikka ja päämäärät löytyvät Vastuullisuus-sivulta