GTK:s kvalitetspolicy

I egenskap av producent av geologiska data, forskningsinstitut och organisation för forskningstjänster har GTK ställt upp följande allmänna kvalitetsmål.

  • GTK är en aktör som verkar opartiskt och som informerar sin personal om de principer som en opartisk sakkunnigorganisation tillämpar i sin verksamhet.
  • Geologisk information samlas in, tolkas och sparas i enlighet med enhetligt definiera arbetsmetoder och adekvata kvalitetssäkringsförfaranden. Processerna för insamling av information utifrån behoven hos dem som använder informationen.
  • GTK bedriver högklassig forsknings- och innovationsverksamhet samt förbinder sig att iaktta god forskningssed (Good Scientific Practice) och att kontinuerligt utveckla den vetenskapliga forskningens genomslag.
  • GTK tillgodoser kundkraven i anslutning till uppdrag och andra tjänster, säkerställer kvaliteten på kundprojekten och följer systematiskt upp behoven hos olika kundgrupper i syfte att förbättra tjänsterna.
  • Stödtjänster för insamlingen av data, forskningen och kundprojekten produceras kostnadseffektivt enligt de rådande behoven.

Kvalitetssystemets uppbyggnad

Grundläggande uppbyggnad och dokumentation

GTK:s kvalitetssystem är en helhet som består av de ansvar och förfaranden i enlighet med vilka de uppgifter som ankommer på forskningscentralen samt de produkter och tjänster som tillhandahålls på separat beställning genomförs. GTK:s verksamhet styrs med kvalitets- och verksamhetshandböcker samt med stående föreskrifter (PM), stående anvisningar (PO) och säkerhetsinstruktioner (TO) som utfärdas av förvaltningen. Med de stående föreskrifterna och anvisningarna definieras bl.a. GTK:s organisationsstruktur, ekonomistadga, arkivstadga och interna revision samt dess förfaranden inom upphandling och avtalsverksamhet. Deras innehåll upprepas i regel inte i kvalitetsdokumentationen, utan sambandet påvisas med referenser.

I kvalitetssystemets helhet utgör dessa det viktigaste referensmaterialet. Som helhet bildar dokumentationen över GTK:s kvalitetssystem en heltäckande beskrivning av kvalitetsstyrningen i GTK:s verksamhet samt av genomförandet av miljö- och arbetarskyddet i praktiken.

GTK:s kvalitetssystem består av följande delar:

  • Huvuddokumentet för GTK:s verksamhets- och kvalitetssystem
  • Handböcker för verksamheten
  • Bilagor och referensmaterialStandarden för kvalitetsledning ISO 9001:2015 tillämpas på funktioner som anknyter till produktionen (bl.a. karterings- och mätningsfunktionerna samt det mineraltekniska laboratoriets analys- och processfunktioner). I kvalitetssystemet beskrivs förloppet av forskningscentralens verksamhetsprocesser på så sätt att de faktorer som är väsentliga för kundservicen, verksamhetens tillförlitlighet och effektivitet samt miljöskyddet har definierats så att de motsvarar standardens krav.

Dokumentation om kvalitetssystemet

Huvuddokumentet för GTK:s verksamhets- och kvalitetssystem

Huvuddokumentet för GTK:s verksamhets- och kvalitetssystem är kvalitetssystemets huvuddokument som definierar de centrala elementen på ett sätt som är förpliktande för forskningscentralens samtliga enheter. Dokumentet innehåller en beskrivning av uppbyggnaden av GTK:s kvalitetssystem och de underordnade dokumentens ställning i systemet, samt de förfaranden som anknyter till kvalitetssystemet. Kvalitets- och miljöpolicyn, som formulerats av GTK:s högsta ledning, bildar utgångspunkten för kvalitetsstyrningen vid forskningscentralen.

Handböcker för verksamheten (Standard Operating Procedures)

I handböckerna beskrivs de operativa processerna och deras styrning i de nämnda standarderna på det sätt som preciserats i kvalitetssystemets huvuddokument. Handböckerna täcker GTK:s grundläggande processer och de viktigaste stödprocesserna.

Med grundläggande process avses en verksamhetsprocess som leder till produkter eller forskningsresultat som är av central betydelse enligt GTK:s verksamhetsidé. Stödprocesserna genomförs antingen på intern beställning som stöd för de grundläggande processerna eller på beställning av utomstående kunder.

De mål som beskrivs i handböckerna ska stämma överens med GTK:s kvalitetspolicy. Handböckerna för verksamheten bildar tillsammans med kvalitetshandboken en heltäckande beskrivning av kvalitetsstyrningen för varje funktionsprocess.

Bilagor

De formulär, anvisningar, modeller och andra bilagor som nämns i huvuddokumentet för GTK:s verksamhets- och kvalitetssystem och i handböckerna för verksamheten bildar kvalitetssystemets samling av bilagor.

Referensmaterial

De viktigaste referensmaterialen i kvalitetssystemet har uppdelats enligt följande:

  • Lagar, förordningar och andra stadganden som direkt berör GTK:s verksamhet
  • Stående föreskrifter och anvisningar
  • GTK:s handböcker
  • Övrigt referensmaterial

GTK:s handböcker

GTK:s handböcker innehåller de allmänna förfaringssätten och anvisningarna som gäller GTK:s verksamhet. I dessa handböcker ingår också anvisningar om procedurerna för uppdatering och utveckling av handböckerna.

Kvalitetsdokumentens offentlighet och användning

Huvuddokumentet för GTK:s verksamhets- och kvalitetssystem och GTK:s handböcker för verksamheten är offentliga handlingar. Delar som är väsentliga för GTK:s affärsverksamhet (t.ex. procedurbeskrivningar) kan dock bestämmas vara interna handlingar. Detta sker på beslut av den direktör som godkänt den aktuella handboken för verksamheten och på den

kvalitetsansvariges och kvalitetschefens framställan. Kvalitetshandboken och handböckerna för verksamheten är i första hand sammanställda och avsedda för internt bruk inom GTK. Å andra sidan är avsikten med handböckerna att beskriva de verksamhetsprinciper som GTK förbundit sig att följa för intressentgrupper och kunder.

Utvärdering och utveckling av verksamheten

De viktigaste förfarandena för utvärdering och utveckling av kvalitetsstyrningen inom GTK är:

  • Intern och extern revision
  • Granskning av specifika resultatområden
  • Ledningens granskning av kvalitetssystemet
  • Riskbedömning och självutvärdering

Självutvärdering av kvalitetskriterierna enligt kriterierna för kvalitetspris

I självutvärderingen ingår utvärdering av både förfaringssättet (hur ändamålsenliga förfarandena och deras tillämpning är) och resultaten (nyckeltalen och de resultat de anger). Självutvärderingarna inom GTK fungerar som samlande åtgärder för identifiering av objekt som behöver utvecklas. Ett syfte med självutvärderingarna är att skapa en bild av genomslaget av GTK:s verksamhet.

I självutvärderingsverksamheten ingår även bedömning av ändamålsenligheten av den interna kontrollen och riskhanteringen.

Miljöpolicy och dess mål

GTK:s vision, lösningar för hållbarare tillväxt, bildar grunden för GTK:s miljöpolicy. GTK beaktar miljösynpunkter såväl i inriktningen av sin datainsamlings- och forskningsverksamhet som i utvecklingen av forskningscentralens egna förfaranden.

GTK, vars expertis gäller insamling av geologiska data och framtagning av processer för bearbetning av marken, är en opartisk organisation som bedömer miljösynpunkter på ett brett område och tvärvetenskapligt. När GTK bedömer miljösynpunkter, månar forskningscentralen om tillräckliga kontakter med olika intressentgrupper.

Ett mål för GTK:s verksamhet är att uppnå forskningscentralens miljömässiga mål och att använda verksamhetsformer som tar hänsyn till miljösynpunkterna. GTK ser till att miljörelaterade synpunkter förs fram i utbildningen av personalen och i det övriga utvecklingsarbetet. GTK ser också till att personalen har tillgång till miljölagstiftningen och de övriga bestämmelserna och anvisningarna som anknyter till forskningscentralens verksamhet. Genomförandet av miljöpolicyn och förfarandena i samband med den övervakas. GTK kräver även av sina underleverantörer att de är förtrogna med centralens miljöpolicy och miljömål, och uppmanar dem att följa samma principer när de producerar tjänster på uppdrag av GTK.

GTK:s miljömål är att:

  • Öka och bibehålla miljömedvetenheten hos alla anställda med målet att miljösynpunkter integreras i planeringen av verksamheten och ekonomin
  • Prioritera upphandlingarna till förmån för leverantörer som förbinder sig att följa verksamhetssätt som stämmer överens med GTK:s miljöpolicy
  • Iaktta statsförvaltningens allmänna miljömål
  • anvisningarna som anknyter till forskningscentralens verksamhet. Genomförandet av miljöpolicyn och förfarandena i samband med den övervakas. GTK kräver även av sina underleverantörer att de är förtrogna med centralens miljöpolicy och miljömål, och uppmanar dem att följa samma principer när de producerar tjänster på uppdrag av GTK.