GTK 2.0- förändringsprogrammet för framtidens platsoberoende arbete

Vilka moderna arbetssätt används inom en forskarorganisation inom den offentliga förvaltningen? Inom GTK 2.0-förändringsprogrammet för framtidens platsoberoende arbete testar och utvecklar vi fördomsfritt framtidens arbetsmetoder som föregångare inom statsförvaltningen.

För ungefär ett år sedan övergick vi i Finland snabbt till distansarbete. Även vi på GTK flyttade i snabb takt till hemmakontoret. Det stod snart klart att distansarbete delvis kommit för att stanna. Tanken väcktes hos oss: hur kommer framtidens arbete att se ut? Hur kan vi på bästa sätt dra lärdom av erfarenheterna från coronapandemin?

I början av 2021 startade vi ett förändringsprojekt för att testa moderna arbetssätt. Vi letar fördomsfritt och smidigt efter nya sätt att arbeta och skapar en ny arbetskultur. Vi testar bland annat nya modeller för verksamhetslokaler och arbetsstationer, moderna tekniska lösningar och lösningar för informationssystem samt nya sätt för personalen att utveckla sin kompetens. Målet är att göra GTK-personalens arbete smidigare genom att utveckla verksamhetslokaler, distansarbete, informationshantering, kommunikation och användning av teknik.

Med hjälp av förändringsprogrammet tar vi våra arbetsmetoder till en ny nivå och säkerställer vår beredskap för att utveckla vår verksamhet på ett ändamålsenligt sätt även i framtiden. Arbetet tar alltså inte slut i februari nästa år då förändringsprogrammet avslutas.

Medlemmarna i projektgruppen är experter inom offentlig förvaltning, arbetsliv och teknologi. Våra partner är Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori, finansministeriet, SenatfastigheterFujitsu FinlandCSC – Centret för finländsk expertis inom IT för forskningElisa och Microsoft. 

Naiset valkotaulun äärellä
Adomas Aleno / Unsplash

Ett pilotprojekt för hela statsförvaltningen

Även om vårt fokus ligger på att förnya våra egna verksamhetsmetoder och vår egen verksamhetskultur, är GTK 2.0-förändringsprogrammet ett pilotprojekt för hela den offentliga förvaltningen. Inom förändringsprogrammet skapas alltså någonting större än en intern kulturförändring inom GTK. Målet är att programmet till tillämpliga delar ska bidra till förnyelsen av arbetet inom hela statsförvaltningen och ta arbetskulturen till en helt ny nivå. . 

Vi vill dela med oss av våra erfarenheter, försök och observationer till andra. Du kan följa vårt arbete i sociala medier med hashtaggarna #uusinormaalityö och #newnormalwork! Vi diskuterar även gärna med andra organisationer i samma situation och berättar om vårt arbete för intressentgrupper. Ta kontakt med oss för att få veta mer.

Töitä läppärin äärellä kahvilassa
XPS / Unsplash

Programmet har fyra fokusområden

Vi har fastställt fyra fokusområden för platsoberoende arbete inom förändringsprogrammet, alla med egna åtgärder och mål. Vi använder smidiga Scrum-metoder och harmoniserar arbetet inom de olika fokusområdena.

1. Äkta platsoberoende arbete – framtidens arbetslokaler och förhållanden för distansarbete

Efter pandemin kommer vi att arbeta parallellt både på distans och vid verksamhetsstället. Platsoberoende arbete innebär nya lösningar för behov av verksamhetslokaler, där olika arbetsbeskrivningar beaktas. Verksamhetslokalerna omorganiseras för gemensam användning och för att bättre motsvara behoven inom rörligt arbete. Även behoven inom distansarbete beaktas, såsom ergonomi i hemmet.

2. Kompetens och HR – Vi säkerställer smidig praxis för GTK-personalens kompetens och anställningsförhållande även vid platsoberoende arbete

De nya arbetsmetoderna och platsoberoende arbete innebär en utmaning för oss alla. Det är alltid möjligt att lära sig nya saker, utveckla den egna kompetensen och stödja sitt eget team med fungerande praxis. Vi utvecklar kompetensen hos personalen på GTK och helheter med koppling till HR för att motsvara de krav som platsoberoende arbete innebär.

3. Modern teknologi och informationssystem – lätt, fungerande och praktisk teknologi och informationshantering var som helst, när som helst

Teknologin utvecklas och möjliggör dagligt platsoberoende arbete. Vi letar aktivt efter tekniska lösningar, arbetsredskap och arbetsmetoder till stöd för platsoberoende arbete för GTK-personalen. Vi planerar och möjliggör moderna teknologistödda samarbetsformer som är lätta att tillägna sig. Vårt mål är att förvaltningen av även omfattande forskningsmaterial och användningen av program ska vara smidig vid platsoberoende arbete.

4. Förverkligande, stöd och kommunikation – vi kommunicerar aktivt, tar i bruk nya kommunikationsmiljöer och ny kommunikationspraxis och utvecklar arbetskulturen

Vi gör vårt arbete synligt för GTK-personalen, våra partner och våra externa intressentgrupper genom att kommunicera aktivt om våra försök och observationer. Vi utvecklar kommunikationspraxis som främjar interaktion och testar nya samarbetsmetoder. Vi skapar en ny slags arbetskultur och framtidens ledarskap. Vi stöder implementering av resultaten från försöken och bästa praxis som en naturlig del av GTK-personalens vardag.    

Vi berättar om dessa experiment på social media (på finska och engelska):